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Notificaciones proactivas: la clave para reducir cancelaciones y mejorar la experiencia del usuario

05 Dec 2024
  • 1 min de lectura
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    En un mundo cada vez más acelerado, la gestión del tiempo es un bien preciado; por esto, las herramientas de autoagendamiento han revolucionado la forma en que programamos citas y servicios, brindando mayor flexibilidad, tanto a empresas como a usuarios; sin embargo, para garantizar que las citas se cumplan y que la experiencia sea óptima, las notificaciones proactivas juegan un papel fundamental.

    ¿Qué son las notificaciones proactivas?

    Son recordatorios automáticos que se envían a los usuarios antes de una cita programada; estos pueden llegar a través de diferentes canales, como correo electrónico, SMS, aplicaciones móviles o incluso WhatsApp, siendo este último el canal más efectivo, al ser el más usado por los usuarios en Colombia. Su objetivo principal es asegurar que los clientes no olviden sus compromisos, se presenten a tiempo o reprogramen su cita.

    Beneficios de las notificaciones proactivas:

    Reducción de cancelaciones: Al enviar recordatorios oportunos, se minimiza el riesgo de que los usuarios olviden sus citas o se ausenten sin previo aviso.

    Mayor satisfacción del usuario: Usar estas notificaciones demuestra que te preocupas por sus compromisos y valoras su tiempo.

    Fortalecimiento de la relación usuario-empresa: Una comunicación proactiva genera confianza y fidelidad.

    Optimización de recursos: Al reducir las cancelaciones y el ausentismo sin previo aviso, se optimiza la utilización de los recurso​s y se aumenta la eficiencia.

    ¿Cómo crear notificaciones proactivas?

    Personalización: Utiliza el nombre del usuario, los detalles de la cita y cualquier otra informació​n relevante para personalizar cada mensaje.

    Timing perfecto: Envía los recordatorios en el momento adecuado, considerando el tipo de servicio y las preferencias del usuario.

    Contenido claro y conciso: Evita mensajes largos y complejos. Utiliza un lenguaje sencillo y directo, aprovechando las herramientas que proporciona WhatsApp, como emojis, imágenes, botones, entre otras.

    Llamadas a la acción claras: Indica qué debe hacer el cliente (confirmar, cancelar, reprogramar, etc.).

    Ejemplos de notificaciones proactivas:

    Confirmación inmediata: "¡Hola [Nombre del usuario]! 👋🏼Gracias por reservar tu cita con 👨🏻‍⚕️ [Nombre del profesional] para el 🗓️[Día de la cita] a las ⏰ [Hora de la cita]. Hemos recibido tu solicitud y te enviaremos un recordatorio 24 horas antes."

    Recordatorio 2 o 3 días antes:  "¡Hola [Nombre del usuario]! 👋🏼 te recordamos que el próximo 🗓️[Día de la cita] a las ⏰[Hora de la cita], tienes una cita con👨🏻‍⚕️ [Profesional que atiende la cita] en 📍[Lugar de la cita]. En este chat podrás confirmar tu asistencia, reprogramar o cancelar tu cita. (botones con opciones).

    Recordatorio 24 horas antes: "¡Hola [Nombre del usuario]! 👋🏼 No olvides tu cita mañana a las⏰ [Hora]. Te esperamos en 📍 [Lugar]. Recuerda llevar tu documento de identidad y exámenes requeridos.

    Notificación de cancelación: "¡Hola [Nombre del cliente]! 👋🏼 Sentimos mucho que no puedas asistir a tu cita. 😢 Puedes reprogramarla fácilmente a través de este chat, escogiendo la opción reprogramar”.

    Casos de éxito:

    Las notificaciones proactivas (recordatorios automáticos) han demostrado ser una herramienta eficaz para mejorar la satisfacción del usuario y los resultados comerciales en diversos sectores.

     Salud: Reducción de ausentismo de citas médicas y mayor adherencia a tratamientos.

    Belleza: Aumento en la frecuencia de visitas y gasto promedio por cliente.

    Servicios: Mayor asistencia a clases y eventos, y mejora en el rendimiento académico.

    Retail: Incremento en las ventas y fidelización de clientes.

    Las notificaciones proactivas son una herramienta sencilla pero efectiva para mejorar la gestión de citasy la experiencia del usuario. Al implementar un sistema de recordatorios automáticos, puedes reducir las cancelaciones, optimizar tus recursos y fortalecer la relación con tus clientes.

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